Spurt og svarað
Eignarekstur einfaldar og hagræðir málin
fyrir húsfélög og húseigendur.
Þjónusta Eignareksturs
Einungis greiðendur húsgjalda komast inn á Mínar síður. Innskráning fer fram með rafrænum skilríkjum eða Íslykli. Fyrirtæki þurfa alltaf að nota island.is
Á mínum síðum sem eru aðgengilegar á heimasíðu Eignareksturs geta viðskiptavinir (greiðendur húsgjalda) nálgast helstu gögn síns húsfélags. Þar inni má finna fundargerðir, greiðsluseðla húsgjalda, kröfusögu, ársreikninga, rekstrar- og framkvæmdaáætlanir, eignaskiptasamninga og önnur tilheyrandi gögn sem gott er að hafa á öruggum stað fyrir húsfélagið. Þeir aðilar sem kjörnir eru í stjórn hverju sinni hafa einnig aðgang að fjárhagsstöðu húsfélagsins, þ.e.a.s. stöðu bankareikninga, sjá útistandandi kröfur og stöðu á innheimtu húsgjalda.
Allir reikningar sem ekki tilheyra mánaðarlegum rekstri þarf að fá samþykki fyrir, nema annað sé tekið fram. Kosinn er einn tengiliður eða stjórnarmaður til að hafa í samþykktarferlinu hjá bókhaldsdeild Eignareksturs og viðkomandi hefur þá fulla heimild til að samþykkja greiðslu reikninga fyrir hönd húsfélagsins.
Skoðunaraðgangur bankareikninga húsfélagsins er veittur í gegnum Eignarekstur. Ef aðili innan húsfélags hefur heimild stjórnar til að hafa skoðunaraðgang þá getur viðkomandi haft samband og við útfærum það með rafrænum hætti. Við viljum að bókhald húsfélagsins sé með gagnsæi og að það ríki traust milli okkar og húsfélagsins.
Þjónustugátt okkar er ein mesta snilld í heimi en hana nota starfsmenn Eignareksturs til að hafa utanumhald yfir þau verkefni sem í gangi eru og jafnframt fylgja þeim eftir. Stjórn húsfélags getur á sama tíma fylgst með gangi mála sem og verktakar sem eru að vinna fyrir húsfélög. Þetta tryggir gagnsæi í verkferlum okkar og eykur á sama tíma upplýsingagjöf með notendavænum og einföldum hætti.
Þjónustubifreið Eignareksturs er 100% umhverfisvæn og er m.a. notuð til að fara í árlegar þjónustuheimsóknir til stærri húsfélaga sem eru með 30 íbúðir eða fleiri, þeim að kostnaðarlausu. Í þjónustuheimsókn hittir starfsmaður Eignareksturs formann eða tengilið í stjórn húsfélagsins fyrir og fer yfir stöðu mála í húsfélaginu. Sameign hússins og önnur sameiginleg svæði s.s. lóð og bílastæði eru skoðuð og metin í hverju tilviki fyrir sig. Þá er tekin léttskoðun á ytra byrði hússins. Starfsmaður tekur punkta yfir þau atriði sem þarf að huga að og svo strax að lokinni þjónustuheimsókn eru verkefnin stofnuð inn í þjónustugáttina og byrjað er að vinna í málunum. Húsfélagið getur svo að sjálfsögðu fylgst með gangi mála.
Netspjallið okkar er opið alla virka daga frá kl. 8-19. Þar kemstu í beint samband við starfsmann sem aðstoðar þig við að klára málin. Netspjallið má finna neðst hægra megin á heimasíðu Eignareksturs.
Húsgjöld og bókhald
Ársreikninga húsfélagsins má finna inn á mínum síðum. Bókhaldsdeild okkar færir viðskiptamannabókhald og rekur hvert húsfélag sem lítið fyrirtæki, ef svo má að orði komast. Mikilvægt er að halda vel utan um allar innborganir og fá samþykki fyrir þeim útgjöldum sem samþykkja þarf og færa bókhald reglulega. Ársreikningur er gerður fyrir alla aðalfundi og er hann lagður fyrir skoðunarmann reikninga til samþykktar fyrir aðalfund. Ársreikningur inniheldur efnahags- og rekstrarreikning, sundurliðanir og rekstar- og framkvæmdauppgjör ef við á. Rekstraráætlun húsgjalda fyrir næsta ár er svo lagt fyrir í framhaldinu á aðalfundi til samþykktar. Þá er tekið mið af rekstri síðasta árs og tekið tillit til vísitöluhækkana á rekstrarliðum.
Í langflestum tilfellum eru eftirfarandi atriði innifalin í húsgjöldum: Hitinn á íbúðinni þinni, rafmagn í stigahúsinu, þrif á sameign, snjómokstur, garðsláttur, húseigendatrygging (ef hún er til staðar), sorptunnuþrif, rekstur á lyftu, rekstur bílakjallara, söfnun í framkvæmdasjóð o.fl. Allir reikningar vegna húsgjalda eru aðgengilegir inni á Mínum síðum en einnig er hægt að fá þá senda með tölvupósti mánaðarlega í PDF-formi.
Kostnaður húsfélags er ýmist hlutfallsskiptur eða jafnskiptur. Tölur við útreikninga byggja á þinglýstri eignaskiptayfirlýsingu hússins og lögum nr. 26/1994 um fjöleignarhús. Meginreglan er hlutfallsskipting, þ.e. að sameiginlegur kostnaður skiptist á eigendur eftir hlutfallstölum eignarhluta þeirra s.s. hiti, framkvæmdir og húseigendatrygging. Þó ber að hafa í huga að prósentuhlutfall hita er yfirleitt ekki sú sama og prósentuhlutfall eignarhalds í húsi, hiti er tilgreindur sérstaklega í eignaskiptasamningi.
Í undantekningartilvikum er kostnaður jafnskiptur, á þá veru að nánar tilteknum kostnaði er skipt að jöfnu niður á eigendur. Sem dæmi um jafnskiptan kostnað er gerð, viðhald og rekstur sameiginlegra bílastæða, viðhalds- og rekstrarkostnaður lyftu og þvottahúss, kaupverð og viðhald á aðkeyptum tækjum sem allir hafa sama aðgang og jafnan afnotarétt af sem og allur sameiginlegur rekstrarkostnaður, s.s. rafmagn, hiti og vatn í sameign.
Eignarekstur hefur í samráði við húsfélög haldið sérstaklega vel utan um allar kröfur og tryggir kröfurétt húsfélagsins ef til vanskila kemur. Það er mjög mikilvægt að vakta allar kröfur ef til vanskila kemur. Einnig er þægilegt að hafa frum- og milliinnheimtu í ákveðnu ferli og hefur Eignarekstur séð um eftirfylgni á kröfum almennt fyrir sína viðskiptavini.
Allar kröfur vegna framkvæmda og húsgjalda birtast í heimabanka greiðanda. Reikningurinn sjálfur er svo aðgengilegur inn á mínum síðum og eftir atvikum sendur með tölvupósti, óski viðtakandi eftir slíku.
Þann 1. september 2020 mun Eignarekstur hætta alfarið að senda reikninga með bréfpósti mánaðarlega nema beðið sé sérstaklega um það.
Framkvæmdir
Í lögum um fjöleignarhús nr. 26/1994 er nánar kveðið á um hvernig atkvæðum skuli háttað við samþykki á framkvæmdum.
Ákvarðanir um framkvæmdir og viðhald sameigna eru jafnan teknar á húsfundum. Samhliða ákvörðun um viðhaldsframkvæmdir þarf einnig að huga að því hvernig húsfélagið hyggst fjármagna framkvæmdirnar og ákveða fyrirkomulag á innheimtu fyrir framkvæmdunum.
Kostnaður vegna framkvæmda er hlutfallsskiptur. Í eignaskiptasamningi sem þinglýstur er á eignina getur þú séð hver þinn eignahlutur er í húsinu. Framkvæmdasjóður húsfélagsinsins er notaður til lækkunar upp í framkvæmdirnar og skiptist innistæða hans niður á íbúðirnar eftir sömu eignahlutaprósentu og kveðið er á um í eignaskiptasamning.
Framkvæmdir eru iðulega mjög vandasamt ferli og getur verið erfitt fyrir marga að fjármagna. Við aðstoðum okkar viðskiptavini við að koma sér á þann stað og gætt er að löglegum þáttum við ákvarðanatöku og að fundarboðun sé 100% rétt.
Fundir
Dagskrá aðalfundar er lögbundin dagskrá samkvæmt fjöleignarhúsalögum en hægt er að bæta liðum við hefðbundna dagskrá eins og t.d. kynningu framkvæmda eða annað. Þá er einnig hægt að bæta við atriðum undir önnur mál.
Fundargerð er rituð á fundinum, mætingarlisti, rekstraráætlun vegna húsgjalda og önnur tilheyrandi gögn sem lögð voru fyrir á fundinum eru látin fylgja með. Allar fundargerðir má finna inni á Mínum síðum, heiti skjalsins er dagsetning fundarins.
Boða þarf með að lágmarki 8 daga og hámarki 20 daga fyrirvara til aðalfundar en fyrir húsfund þarf að lágmarki 4 daga og hámarki 20 daga fyrirvara. Mikilvægt er að fundarboðið sé hengt upp í sameign hússins og að auki sent með tölvupósti á alla eigendur. Þá er mikilvægt að senda fundarboð á alla þá sem ekki búa í húsinu með bréfpósti eða tölvupósti. Eignarekstur sér um að boða eigendur til húsfunda og passar gríðarlega vel upp á að boðun fundarins fari rétt fram og sé með lögmætum hætti.
Allar fundargerðir eru aðgengilegar inni á Mínum síðum. Einnig er hægt að fá senda fundargerðina á tölvupósti en slíkum beiðnum er beint að thjonusta@eignarekstur.is eða í gegnum netspjallið á heimasíðu Eignareksturs.
Við viljum endilega spara pappír og póstkostnað og helst senda öllum fundarboð í tölvupósti, enda betra að rekja það heldur en bréfpóstinn sem virðist ótrúlega mikið týnast. Netfangalista fáum við í gegnum Mínar síður en ef þú ert ekki með aðgang þar inni þá má gjarnan senda okkur tölvupóstfangið þitt á eignarekstur@eignarekstur.is og við setjum þig á listann.
Allar fundargerðir ásamt öðrum gögnum sem tilheyra húsfélaginu finnur þú inni á Mínum síðum. Ef þú ert ekki skráður notandi þar inni máttu gjarnan senda okkur tölvupóst á eignarekstur@eignarekstur.is og við sendum þér fundargerðina í tölvupósti.
Á Mínum síðum er hægt að sjá stjórnarsetu í húsfélaginu þínu. Upplýsingar eru uppfærðar eftir hvern aðalfund. Einnig er hægt að sjá þær upplýsingar í fundargerð síðasta aðalfundar sem einnig er aðgengileg inni á Mínum síðum.
