Jólakveðja og skipulag aðalfunda
Lokað verður föstudaginn 8. desember vegna stefnumótunar og skipulagsdags starfsmanna Eignareksturs. Þá verður vinnudagur og undirbúningur vegna aðalfundar og komandi rekstraárs Eignareksturs. Eignarekstur hefur á sýnum 10 ára starfsferli tekið einn vinnudag í byrjun desember ár hvert til að undirbúa vel komandi aðalfundartörn ásamt því að bæta ferla eða þjónusta innan fyrirtækisins, hvað við erum að gera vel og hvað má gera betur.
Aðalfundir húsfélaga og rekstrarfélaga, sem eru í þjónustu hjá Eignarekstri, hefjast um miðjan janúar.
Haldnir verða um 250 aðalfundir húsfélaga og hófst undirbúningur hjá starfsfólki í nóvember byrjun. Formenn allra húsfélaga fá senda tillögu að fundartíma á næstu dögum en gera má ráð fyrir að fundartörninni ljúki um miðjan apríl. Eignarekstur hefur ráðið til sín tólf nýja fundarstjóra í fundarteymi Eignareksturs. Þau munu ásamt Oddi Ragnari, annars eiganda Eignarekstur, sjá um að halda fundina. Fundarstjórarnir munu fara í Eignareksturskóla en þar er farið yfir helstu lög og reglur sem ber að hafa í huga við stýringu funda. Með tilkomu nýja skrifstofuhúsnæðisins í Krókhálsi 5A þá hefur Eignarekstur nú aðgang að 5 fundarsölum í samstarfi við Tónlistarskóla Árbæjar og síðan 2-3 fundarherbergi innan sýns rýmis.
Hjá Eignarekstri er mikið lagt upp úr undirbúningi aðalfunda og að rétt sé staðið að boðun þeirra, svo tryggt sé að fundirnir verði löglegir og þar með bindandi fyrir viðkomandi hús- og rekstrarfélög. Þunginn af skipulagi og boðun þeirra hvílir á þjónustuveri Eignareksturs. Þar sem að um marga fundi er að ræða er mjög mikilvægt að vera með fyrirfram ákveðið skipulag til að raða fundum eftir. Bæði fyrir fundarteymi Eignareksturs, fundarstaðina og svo síðast en ekki síst að formenn fái góðan fyrirvara til að undirbúa sig og sitt félag. Formönnum er gefinn góður tími til að koma með viðbót af dagskrárefni á fundarboðið til að ræða eða taka afstöðu til. Á aðalfundi er fyrst og fremst rætt um innri málefni félagsins. Ársreikningur síðasta árs lagður fyrir, rekstar- og kostnaðaráætlun lögð fram til samþykktar, kosning stjórnar og aðrar ákvarðanir bornar upp til atkvæðagreiðslu sem koma fram á fundarboðinu. Einnig er gott að hafa í huga að ef stjórn hyggst ekki halda áfram þá séu stjórnarmenn búnir að tryggja aðra aðila í sinn stað til að bæði stytta fundartíma og afgreiðslu þeirra dagskrárliða sem geta oft á tíðum dregist á langinn. Algengt er að fara yfir húsreglur og samþykkja breytingar, fara yfir fyrirhugaðar framkvæmdir og jafnvel samþykktir, umgengni og annað tilheyrandi. Formenn senda beiðnir um viðbótardagskráliðin á This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. og þjónustuver okkar bætir þeim við fyrirhugað fundarboð.
Ársreikningur 2023 og rekstraráætlun 2024
Mikilvægt er að ársreikningar húsfélaga séu yfirfarnir af skoðunarmanni reikninga fyrir hvern aðalfund og mikil áhersla lögð á það að hann sé undirritaður fyrir fundinn og síðan settur inn á mínar síður húsfélagsins. Til að auka líkur á að undirritun sé gerð eru allir ársreikningar sendir á stjórn húsfélagsins með rafrænni undirskrift. Það fyrirkomulag hefur gengið gríðarlega vel og finnst stjórnum húsfélaganna fyrirkomulagið afskaplega þægilegt.
Öll gögn fyrir hvern aðalfund fara tímanlega inn á mínar síður. Þar má þá finna ársreikning fyrir árið 2023 og rekstraráætlun fyrir árið 2024, ásamt fundarboði og öðrum gögnum sem leggja á fyrir fundinn.
Frá áramótum 2022/2023 hefur Eignarekstur tileinkað sér pappírslaust og tekið á móti reikningum með rafrænni skeytamiðlun. Öll gögn húsfélaga eru sett inn á mínar síður, reikningar vegna húsgjalda eru sendir með rafrænum hætti og almenn skjöl almennt send með tölvutæku formi. Starfsmenn Eignareksturs eru með þessu að draga út pappírsnotkun og stíla á að vera umhverfisvænt fyrirtæki.
Fundarboðun
Árið 2022 var farið í netfanga herferð og öll fundarboð síðan þá verið send öll send út með rafrænum hætti ásamt því að senda þeim félögum sem fá tölvupóstföng voru með bréfpóst. Mikil áhersla var þá og verður nú um að eigendur skrái inn á mínar síður tölvupóstfangið sitt. Við viljum minnka bréfpóst, kostnað og vinnu við að póstsenda fundarboð og það er líka rekjanlegt að senda fundboðin út með tölvupósti en ekki rekjanlegt að senda þau út með bréfpósti nema að þau séu í ábyrgðarpósti.
Lögum samkvæmt skula boða til aðalfunda skriflega og með sannanlegum hætti með
minnst átta og mest 20 daga fyrirvara þar sem tilgreindur er bæði fundartími, fundarstaður og dagskrá. Mikilvægt er að fundarboðið sé hengt upp í sameign.
Til að fá rafræn fundarboð þurfa eigendur að skrá sig með rafrænum skilríkjum eða íslykli inn í mínar síður inn á heimasíðu Eignarekstur fyrir húsfélagið. Sjá hnapp efst til hægri á heimasíðu okkar, Eignarekstur.is. Einnig má sjá myndband hér
Í þessu myndbandi má sjá hvernig þú skráir þig inn á mínar síður.
Fjarfundir eru sífellt að verða vinsælli en með tilkomu tækninnar sjáum við fram á aukning á þeim. Á tímum COVID-19 varð sprenging í tækninni sem og eftirspurninni eftir því að halda húsfundi með þeim hætti. Lengi vel vantaði lagalegan grundvöll til að geta haldið rafræna húsfundi en það hefur lagast og fjöleignahúsalög gera ráð fyrir rafrænum húsfundum jafnt og hefðbundin fundarhöld. Eignarekstur hefur yfir að ráða öllum þeim búnaði sem til þarf til að geta haldið húsfundi rafrænt sé þess óskað að hluta til eða alfarið. Allt til þess gert að mæta viðskiptavinum sínum á sem bestan hátt og veitt þá þjónustu til viðskiptavina sem hentar þeim best hverju sinni. Við viljum hvetja þá formenn sem vilja hafa aðalfundinn sem fjarfund að vera tímanlega í sambandi við Þjónustuver Eignareksturs.
Að lokum óskar starfsfólk Eignarekstur öllum gleðilegs nýs árs og hlakkar til samstarfsins á nýju ári.
Jólakveðjur Starfsfólk Eignareksturs
This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
Krókhálsi 5A, 110 Reykjavík
kt.471215-1470
s.566-5005
